代理记账公司档案管理制度(但账本账册代账公司要保管)

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  好顺佳集团

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  2023-02-14 08:56:45

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公司注销后，证书可以移交终止公司业务主管部门或者财产所有人，或者移交相关资料馆。

不能随便销毁。 《会计档案管理办法》 会字〔1998〕32号)根据第13条，公司因撤销、解散、破产或其他原因终止的，在终止注销登记手续并处理之前形成的会计文件，由终止公司的业务主管部门或财产所有人向有关档案馆法律、行政法规另有规定的，从其规定。 账簿、会计凭证、会计报表最少应当保管十年。 否则，擅自销毁，造成不交税或者少交税的，依照征管法的规定处理。 《税收征收管理法实施细则》第二十九条规定，帐簿、记账、报表、完税凭证、收据、出口凭证及其他有关税务资料应当合法、真实、完整。 账簿、会计凭证、报表、完税凭证、发票、出口凭证及其他有关税费资料应当保存十年； 但是，法律、行政法规另有规定的除外。 根据《会计档案管理办法》 会字(1998 ) 32号)第八条，会计档案的保管期限分为永久、定期两种。 定期保管期间分为3年、5年、10年、15年、25年5种。 会计文件的保管期限从会计年度结束的第一天开始计算。 根据《税收征收管理法》第63条，纳税人伪造、变造、隐匿、擅自销毁帐簿、会计凭证，或者在帐簿上有多项支出或者无记载、少项收入，或者根据税务机关的通知拒绝申报或者进行虚假纳税申报的，应当支付应纳税额纳税人偷税的，由税务机关追缴不缴纳或者不缴纳的税款、滞纳金，并处不缴纳或者不缴纳税款50以上5倍以下的罚款。 构成犯罪的，依法追究刑事责任。

会计档案管理制度执行《********************政部 国家档案局令第79号——会计档案管理办法》，自201月1日起施行。 上传方法的原文作为参考。

新《管理办法》共31条，与原《管理办法》相比，主要进行了以下调整： 一是完善了会计文件的定好顺佳范围。 二是增加和明确了电子会计档案的管理要求。 三是完善了会计档案销毁流程。 四、明确了会计档案出境的管理要求。 五、调整了会计档案定期保管期限，延长了会计档案移交公司档案管理机构的期限。

目的建立公司文件立卷、归档、整理、利用、销毁等流程，确保公司文件的完整性、完整性、有效性。

1、文件定好顺佳审批权限：

档案)档案是指公司在经营管理工作中形成的，对企业和社会具有利用价值和保存价值的各种文字、图表、音像、实物等不同形式和载体的历史记录。

借出：本流程所称借出是指广义的借出，包括查询、借出、复制等使用方式。

档案管理部门：指行政人力部、项目公司办公室

文件分层定义：

一级文件：保密等级为一级，对公司经营或风险价值有重大影响的文件资料

二级文件：保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的文件资料

三级文件：保密等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般文件资料

文件使用审批权限：

总经理：审批一级文件使用申请。

行政人力部：分管领导审批二级文件使用申请和文件跨部门使用。

项目经理：审批项目公司存放的一级和二级文件使用申请和文件的跨部门使用。

申请人部门经理：审批三级文件使用申请。

行政人力部：负制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理要求； 负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理，包括公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等； 监督、检查各类档案的管理情况，为各部门档案管理提供指导。

档案分类分级

行政人力部提出档案分类和归档管理要求，明确档案分类、保管方式、期限、移交责任部门和机密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，报行政人力部分管理领导批准后，交各部门和项目公司执行。

文件类型包括但不限于：

制度性文件：各项规章制度、管理办法等；

会议性文件：股东会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的资料、会议记录、会议纪要等；

计划性文件：企业总体规划或计划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等；

凭证性文件材料：法人营业执照、土地许可证、开发资格证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品取得各类荣誉牌匾和证书，达到证书和证书等；

报告性文件资料：企业向各级主管部门报告的文件资料和相关统计表，以及有关公司领导的发言和报告资料等；

声像资料：外出学习、考察或外部部门提供并记录为声像的各种资料，如照片资料、录音资料、声像资料等；

答问材料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、字画、工艺产品等。

技术资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。

公司档案管理员负责对各自保管的档案资料进行编号。

存放期限：根据国家档案局公布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期3种。 永久在50年以上，长期在15-50年，短期在15年以下。

永久：反映公司主要职能活动和基本历史面貌、对本公司有长期利用价值的文件应永久保管。

长期：反映本公司一般业务活动，长期对本公司业务有审查利用价值的文件长期保管。

短期：短期内对本公司有利用价值的文件，应短期保管。

文件归档

各部门及各项目单位根据《档案分类分级管理目录》负责本部门日常工作中形成的资料的收集和管理，编制部门《部门档案（文件/合同）管理记录目录》。

需要移交档案管理部门的材料，各部门按要求整理后，编制《档案移交目录》，按《档案分类分级管理目录》规定及时移交行政人力部/项目办公室档案室。 行政人力部/项目办公室审核文件并签字，按规定对文件进行分类、编号、归档。 各部门和项目公司办公室应在每个月末将档案目录备份到行政人力部。

项目公司解散前，项目办公室应将项目所有文件移交公司行政人力部。

文件移交要求：

移交文件填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。

存档的文件资料必须完整、真实、准确，请示与批复、印本与稿件、正文及附件应合二为一；

立卷时，应简明扼要地书写文件标题，编制文件目录，装订整齐；

文书填写的文件均使用碳黑水钢笔或毛笔。 禁止使用圆珠笔或铅笔。 字迹必须清晰、准确。

各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、礼品等)归档必须有原件，完好无损。

声像档案录音应当详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、拍摄人员，归档声像资料应当原件、原件、清晰、完整。

档案管理部门对各部门档案管理情况进行日常检查、监督。

档案资料日常管理

公司档案管理人员应当按照国家档案管理规定立卷、标识和保管档案资料。

部门资料录入详细信息，编制《部门档案（文件/合同）管理记录目录》，以便检索利用。

文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放在档案盒内，并做好标识，整齐排出档案柜。

行政人力部或项目办公室负责财务类各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

财务类文件由财务部门负责归档和保管。

其他部门负责相关文件的暂存和及时移交行政人力部或项目公司办公室。

文件的使用和保密

借阅材料原件仅限档案室，不得携出。 文件夹的借出原则上只借复印件。 文件使用申请部门必须填写《档案借阅审批单》。 按权限完成审批流程后，档案管理部门档案管理员填写《档案借阅登记表》。

归还借来的文件，必须直接提交。 发现丢失或者损坏，应当立即直接向上级报告。

借阅文件用完后，应立即退回。 超过出借时间的话，需要重新办理手续。

出借人应爱护档案。 不得擅自涂改、污损、刻画、剪裁、抽查、拆解、更换、抄录、复制、拍摄，不得挪作他用或者损毁。

外部单位借阅档案时，须持公司介绍信，按档案机密等级报有关领导批准后方可借阅，但不得将档案带出档案室。

外部单位抄录文件时(1-2级文件不允许复印或抄录)，经有关领导批准，对抄录的材料进行审核、签名。

外部单位抄录文件时(1-2级文件不允许复印或抄录)，经有关领导批准，对抄录的材料进行审核、签名。

档案管理员和借阅人员，应负责档案保密。

达到保密期限的文件，经行政人力部经理或项目办公室主任同意解密，解密后的文件一般实行档案管理。

工作人员离职时，对编制的档案材料或借用的档案办理移交手续，经行政人力部经理或项目办公室审核签字无误后方可离职。

文件销毁

项目公司办公室将保存的记录和档案在项目公司解散后进行系统整理，移交公司行政人力部存档。

行政人力部对已失去利用价值的文件，申请销毁。 报废时，行政人力部应当制作报废申请报告，制作《档案文件销毁审批清单》。 经部门负责人审核，确定行政人力部分分管领导批准，一级文件须报总经理批准。 经批准销毁的文件应当保存半年，确认无保存价值后销毁。

执行销毁任务时，必须由行政人力部、法务主管和有关部门代表组成的监察员监察销售，监察员不得少于3人，并在销毁目录上签名。 最后，将销毁目录和审批手续文件一起归档查阅。

保管期限为十年的会计档案，有月度、季度、半年度财务会计报告、银行对账单、税单、国家金库报送的各种报表以及缴库回款凭证等资料。

税务机关的税务经费会计档案保管期限，按照行政机关会计档案保管期限的规定办理。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可由公司会计管理机关临时保管一年，然后移交公司档案管理机关保管。 因工作需要需要延期移交的，应当经公司档案管理机关同意。

第一章总则

第一条为规范公司会计档案管理，根据财政部、国家档案管理局suming hao123和公司suming hao123等有关规定，制定本实施细则。 本办法适用于公司总部及各分公司。

第二条会计档案是指各部门的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计专业资料，是记录和反映各部门交易或者事项的重要史料和证据。 具体包括：

(一)会计凭证文件)原始凭证、会计凭证等。

(二)会计账簿类：总账、明细账簿、日记帐、固定资产清单、固定资产账簿、其他辅助账簿等。

(三务会计报告类)公司统一规定的月度、季度、年度会计报告、统计报告、财务状况说明书、年度审计报告及会计报告附注等。

(四)其他类)银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、税收缴款书、审计审计报告、会计档案移交清册、会计档案清册保管、会计档案销毁清册、财务******登记簿、支票登记簿等。

(五)以电子信息载体保存的会计账簿基础资料、会计凭证、会计账簿、会计报表、统计报表等。