公司替员工垫付的钱怎么做账(替员工垫付款项会计分录)

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  好顺佳集团

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  2023-08-26 10:39:01

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公司替员工垫付的钱怎么做账

作为一名雇主，你的员工可能会时不时地要求您垫付某些费用，如差旅、相关培训或其他业务支出等等。公司愿意帮助员工垫付这些费用，这是一个好习惯，但是如果您不知道如何妥善地对这些支出进行账务处理，那么您很有可能会在将来遭遇严重问题。

1. 支付渠道要标准化

在垫付员工费用的过程中，首先要注意的是，应尽可能规范员工使用的支付渠道。通常最好使用公司的信用卡或支票，这样可确保公司能够 Clear 支付渠道，同时也便于后期账单核对。如果员工使用了个人支付渠道，并且带着小票来让公司报销，那么恐怕会给会计带来麻烦。

2. 提供发票和报销单

为避免员工费用报销时出现过多疑惑，企业主可以要求员工提供相应的单据，如水电费账单、机票、火车票等。务必确保这些单据上有描述出详情和费用，并尽可能多让员工在发票上注明具体事项。最好让发票名称和标题与款项相符，这样可使日后的报销流程更加简单化。

3. 专项账户管控

垫付员工费用可能导致公司资金链过度筋疲力尽，所以请在财务或会计部门上专门设立一个分类账户，用于监控垫付费用。至少在开始垫付员工费用之前确保这笔款项的真实性，并且对于垫付金额和时间，自己及公司进行备案，不要让金额过多堆积，以便于管理。

4. 每月必须对重要的事项进行复核

月度复核是账务管理中非常重要的一项工作，不仅能确保记账的准确性和可靠性，还能让管理者更加直观地看到公司资金状况。至少每个月账目表现出现一笔“垫付费用”时，必须仔细核对账目。管理员要对员工提供的单据进行检查，以确保每一项垫付都是合理的，必须具有公司监管的意义。

5. 做好统计工作，统计员工垫付费用

最后，对于 企业主 个人，还要对员工垫付的费用进行统计，以便提前规划资金。可能员工的垫付费用对公司的影响不会显着，但是如果多人都随意垫付，公司账单将会面临极大的资金压力。早期制定预算计划和月度报告是很有必要的，可以使企业在垫付员工费用的情况下完成更好的财务计划。