公司给员工代垫款怎么做账(公司给员工代垫款怎么做账分录)

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  好顺佳集团

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  2023-08-14 15:54:46

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公司代垫款如何做账？

背景介绍

在企业管理中，很多员工需要出差，处理一些必须的业务，但在未预先支付差旅费用的情况下，如何安排这些支出是管理者要面对的问题。公司代垫款(workplace advance)作为员工差旅费用的预先支付，对于公司来说是必不可少的，但同时也要注意做好账务核对工作，保证企业的财务稳定。具体来说，主要有以下五点：

分清代垫款性质

代垫款不同于其他费用报销或商品采购等，需投入到与员工出差任务相关的临时支出上，比如出差期间的交通、住宿、餐饮等，只有在员工完成任务并在规定的时间内提交相关差旅报销单据后，公司代垫款才能按报销规定核销或转为员工的工资收入。就此，公司应避免对代垫款进行过度控制和限制，同时加强对员工差旅行程安排和执行情况的管理和督促，以避免代垫款的滥用和无效支出。

明确代垫款流程

在代垫款的管理中，可以采用企业ERP系统或云端记账软件等方式，实现支付、报销、核销、结算等环节的自动化操作；或者运用财务手册、电子邮件、通知、协调等沟通方式，及时传达代垫款管理的要点和内容，加强员工守则意识和操作规范。同时，对于代垫款的使用额度、审批权限、开具发票、税务处理等事项，也要在相应的操作手册或规定中进行规定和说明，以确保代垫款的透明度和稳定性。

加强代垫款审核

在代垫款的核对和报销中，应强化对员工提交单据的审核和记账核对工作，确保报销单据真实、合理和可执行，尤其是对于一些特殊项目的支出，如高档菜肴、豪华酒店、高额礼品等，要做好审批、记录和解释，防止不必要的争议和误解。

合理规划代垫款风险

代垫款作为企业的准备性支出，其合理使用和风险规避是企业财务管理中要重点关注的。在代垫款金额、期限、退款、保证、风险控制等方面，应遵循公司的管理规定和公正原则，确保代垫款不影响企业的正常运营和投资，同时落实代垫款使用、核销和追溯等各环节的记录和备案工作，方便财务、审计等部门的监管和监督。

优化代垫款管理

代垫款管理往往与企业的开支限额、收支结转、资金监管等方面有所关联，因此，优化代垫款管理不仅有利于企业的财务稳定性和管理效能，也可提高员工的工作积极性和荣誉感。比如，可以引入员工差旅费的预算管理、个人账户结转管理、差旅费现金预支管理等，为员工提供更多便利和选择，同时提高企业的管理质量和效益，实现操作、管理、效率等多项优化目标。