别人替公司代付的钱怎么做账

• 

  好顺佳集团

• 

  2023-05-05 14:41:47

• 

  4521

什么是替公司代付?

替公司代付是指一些员工或承包商使用自己的个人账户支付公司开销的费用，这笔钱最终会被公司偿还。这种代付方式是企业里很常见的，并且可行。然而，像所有企业支出一样，替公司代付的费用必须被追踪、记录和报告。这样才能确保公司有完整的会计记录，并且在审计和税务方面保持合法处置。

使用公司信用卡进行代付

对许多人来说，使用自己的信用卡来代付公司费用是一个好方法。但是，有些人却无法通过自己的信用卡代付，因为其信贷评分不够高，或他们不想使用个人信用卡提供给公司。因此，公司信用卡就成了另一种选择。使用公司信用卡进行代付将消除员工使用自己的信用卡的风险，也能确保所有交易都被记录下来。

保留所有相关的收据

员工或承包商必须保留所有代付的费用的发票或收据。这些发票或收据应该包含交易日期、名称、描述、付款方、金额等信息。当然，这也意味着，员工必须明确地告诉供应商需要打印一份发票或收据。保存好发票或收据的同时，需要详细记录代付的原因和目的，例如与哪个客户面谈、在哪家酒店住宿。同时，在这些记录中应该包括有关交易的备注、开支类别和任何其他相关信息，以便于会计师或内部审计人员进行审核。

把发票和收据传递给财务和会计部门

在保证所有的发票和收据都妥善保存的情况下，员工或承包商需要将这些发票和收据提交给财务和会计部门。对于小型公司，这也许仅仅是将所有文件存储在一个共享文件夹中。对于大型公司，会计师可能会要求报销申请、发票和收据以某种特定的方式传送（例如，扫描、电子邮件或传真）。

在公司的系统中追踪代付的费用

现代化的公司核算系统可以帮助员工或承包商记录代付的费用，并把数据连接到总账，从而优化公司的会计核算。由于员工承担的费用最终都会反映在公司开支项目中，所以必须提供一张明细表或表格，该表格显示员工所承担的开支费用与相关的客户、任务或项目的联系。因此，在公司核算系统中追踪代付的费用可以让所有方面获得实时的情况。